Jak uspořádat setkání absolventů?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-02-17 19:30

Večer setkání absolventů, bez ohledu na to, kde se koná a koho shromáždí, vyžaduje seriózní přípravu a hmatatelné náklady. Zpravidla je pro jednoho člověka poměrně těžké zvládnout organizaci takové dovolené a připravit se na ni.

Nyní často využívají služeb agentur, ale výsledek práce profesionálů ne vždy odpovídá očekávání a může se lišit od verze dovolené, kterou chtěli zařídit. Proto je lepší chopit se záležitosti sami, nejlépe ve společnosti dvou, tří nebo čtyř lidí.

Kde začít?

Na večerní setkání absolventů je třeba začít připravovat stanovením počtu účastníků. To znamená, že byste se měli rozhodnout, koho shromáždit - celé číslo, jednu třídu nebo skupinu. Zda pozvat pedagogický sbor a koho z učitelů zavolat. Všechny ostatní aspekty závisí na počtu potenciálních účastníků a hostů akce.

Dále je musíte všechny najítlidé, kteří se mají shromáždit. Ať už plánujete uspořádat absolventský večer ve škole nebo studentský večírek v restauraci, hledání účastníků je nejdůležitější, dlouhá a nejtěžší fáze přípravy.

Po nalezení všech možných souřadnic by měli být lidé kontaktováni nebo zavoláni, nikoli jim pouze posláni pozvánky. To se musí udělat, protože někdo nepůjde a někdo bude chtít přijít ne sám. Je třeba zavolat nebo napsat učitelům. Neměli byste předem vyloučit účastníky a zaměřovat se na své vlastní nápady. To znamená, že pokud se například setkání absolventů bude konat v Moskvě a jeden z potenciálních účastníků žije ve Vladivostoku, neměli byste se sami rozhodnout, že ten člověk nepřijde.

Je nutné si ujasnit preferovaný čas a datum s každým z účastníků večera, včetně učitelů. Měli byste se také pečlivě zeptat na finanční příležitosti, to znamená, zeptat se, kolik je osoba připravena vyčlenit na organizaci akce.

Po těchto úvodních fázích budou mít organizátoři kompletní seznam hostů a účastníků akce, obsahující informace o jejich volném čase a finančních možnostech.

Co bude dál?

V další fázi by mělo být určeno místo, čas a přibližný scénář večera setkání absolventů. Vzhledem k přibližnému rozpočtu a počtu účastníků to není těžké. V této fázi bude třeba dvakrát „prohlédnout“rozpočet a také počet účastníků.

První věc, o které byste měli začít přemýšletscénář - výběr místa. Pokud se na akci očekává více než sto lidí, ale rozpočet je malý, měli byste si pronajmout kavárnu nebo malý klub s minimální objednávkou na bázi „pro návštěvníky“. Tedy dohodnout se s majiteli ústavu, že si lidé budou nápoje a jídlo objednávat sami. Tento způsob pronájmu výrazně sníží náklady na platbu za instituci.

Další možností je strávit setkání absolventů ve škole nebo institutu. Ne vždy je ale tento způsob organizace akce ekonomičtější než pronájem instituce. Pro plnohodnotnou oslavu budete muset připravit bufetové stoly, to znamená koupit alkohol, jídlo nebo hotové občerstvení. Při nákupu potravin budete potřebovat osobu, která bude vařit. Budete potřebovat ubrusy, nádobí a mnoho dalšího. Po skončení dovolené bude také potřeba vše uklidit. Kromě nákladů a potíží má pořádání akce ve školní budově řadu významných nevýhod, jako je omezení času a data, nutnost stěhování a stěhování nábytku, protože atmosféra není určena k oslavám.

Nejlepší způsob, jak strávit večer setkání absolventů, je spojit návštěvu školy nebo institutu s večírkem v restauraci. Slavnostní část se může odehrát v aule školy nebo studentského publika a přenést samotnou zábavu do restaurace nebo kavárny. Při této volbě musíte nejprve zjistit data a hodiny, ve kterých bude vzdělávací instituce moci akci pořádat, kombinovat to sčasový rámec preferovaný většinou účastníků a ve skutečnosti si vyberte datum.

Vybrané datum a čas nekoordinujte ihned s administrativou, ale dohodněte se pouze předem. To je nezbytné pro nalezení vhodné kavárny na vybraný čas v blízkosti vzdělávací instituce, v docházkové vzdálenosti. Je velmi nepohodlné, pokud je ústav nebo škola ve velké vzdálenosti od restaurace. V této situaci někteří nepůjdou na slavnostní část, zatímco jiní nepůjdou na zábavu.

V nedaleké jídelně však může být vybraný termín nebo hodiny obsazeno, ale jiný termín je volný, což je také výhodné. Proto je nutné se vzdělávací institucí jednat předem a až po konečném výběru restaurace.

Nyní můžete začít vyvíjet scénář, opět pomocí seznamu hostů a údajů o jejich finančních možnostech. To je nezbytné pro stanovení počtu soutěží s cenami, menu večera, které bude objednáno předem, a dalších podobných momentů. Scénář večera absolventského setkání, kterého se zúčastní pouze deset lidí, byť ve verzi „+1“, se bude velmi lišit od programu akce pro dvacet spolužáků a dopadne úplně jinak. ze shromáždění stovky lidí.

Všechny však mají stejnou strukturu:

• slavnostní část;
• přechod do restaurace nebo jen přestávka před začátkem bufetu;
• běžný čas;
• oficiální konec;
• "po procházce".

Ve fázi výběru scénáře v souladu s rozpočtem apočet hostů by neměl jít do detailů plnění každé položky, ale rozdělovat finanční prostředky. Nejjednodušší je to udělat, vycházet z toho, z čeho lze s maximální přesností vypočítat náklady, například ze slavnostní části. „Bydlení“by nemělo být vůbec zahrnuto do rozpočtu, ale pokud jsou volné peníze, pak je docela možné dát každému tematický koktejl na rozchod. Nejobskurnější z hlediska rozpočtu je vždy hlavní část večera, ta, která probíhá podle scénáře a zahrnuje různé soutěže, loterie a ceny. Proto by se měl nechat nakonec a při výběru, čím ho naplnit, vycházet z toho, kolik peněz zbývá.

V důsledku toho získáte poměrně podrobný finanční odhad. Musí to být srozumitelně napsané, aby se účastníci při otázkách, jaké peníze se od nich vybírají, nesnažili sdělit obsah večera, ale jednoduše poslali seznam suchých čísel v messengeru nebo poštou. Ušetříte si tím vlastní nervy a odradíte podezřelé spolužáky od vyjednávání se sběratelem.

Po shromáždění finančních prostředků byste měli začít plán realizovat. Při velkém počtu hostů akce je obvykle vyžadováno mnoho různých prvků a atributů dovolené. Neměli byste dělat vše podle zásady „jak to jde“, čas a nákupy či objednávky je potřeba plánovat, je to mnohem pohodlnější a s jasným harmonogramem se na nic nezapomene.

Jak uspořádat oficiální část?

Obsah slavnostní části závisí na tom, kolik učitelů bude a kdo přesně plánujebýt přítomen. Například rektor ústavu nebo vedoucí katedry, ředitel školy na večeru setkání absolventů vždy vystoupí s projevem, který akci zahájí. To je tradice, kterou je třeba dodržovat. Pokud nejsou „vysoké hodnosti“a je přítomen pouze třídní učitel nebo více učitelů předmětů, přechází právo zahájit večer a provést celou slavnostní část na jeho pořadatele. Nezáleží na tom, kdo z učitelů na akci dorazí, každý, kdo se zúčastnil večera setkání absolventů učitelů, je obdarován květinami a pamětními listy poděkování.

Slavnostní část by neměla být dlouhá, ale neměla by být ani příliš krátká. Optimální doba je 30-40 minut. Obsah může být:

• úvodní řeč nebo řeč režiséra;
• doručení pamětních diplomů nebo certifikátů, ale pouze při malém počtu účastníků, pokud je více než dvacet osob, pak jsou certifikáty vydávány po absolvování oficiální části při odchodu ze sálu;
• slova učitelů a poté, co učitelé domluví, byste měli dát květiny a krásně navržený „papír s poděkováním“, totéž platí pro ředitele nebo zástupce administrativy;
• dokončení a pozvání k pokračování do restaurace (adresu je třeba připomenout a uvést, že je v pozvánce).

Pokud chce někdo z absolventů něco říci, pak se tak děje po projevech učitelů a před závěrečným projevem organizátora dovolené.

Pokud existuje příležitost nacvičit slavnostní část, mělo by to být bezpodmínečně provedeno. Vždy mohou existovat nějaké nuance, které odlišují realitu od scénáře napsaného na papíře. Délka projevů, nefunkční mikrofon nebo chybějící stojan na něj a další drobnosti, na které nelze při plánování brát zřetel. Objeví se při zkoušce a lze je opravit nebo odstranit.

Můžete dokončit slavnostní část, která se neomezuje na řeč. Dobrou možností by bylo zazpívat píseň. Na večer setkání absolventů, při absenci hymny ve vzdělávací instituci, si můžete připravit jakékoli vhodné téma a nepříliš dlouhou píseň. Jeho text a vysvětlení by měl být zaslán každému z účastníků spolu s pozvánkou. V případě potřeby jej však můžete duplikovat vydáním výtisku se slovy u vchodu do haly. Pokud se plánuje použití odznaků, pak je také dostane každý před oficiální částí u vstupu.

Co bude vyžadováno pro oficiální část?

Existují povinné atributy oficiální fáze akce, které nezávisí na počtu účastníků nebo velikosti rozpočtu. Patří mezi ně:

• květiny pro všechny učitele;
• pamětní diplomy nebo „absolventské certifikáty“;
• děkovné dopisy učitelům.

Toto je základ, bez kterého se neobejdete. Diplomy a diplomy si můžete objednat v kterékoli z reklamních agentur nebo přímo v tiskárnách. Přímá objednávka z tiskáren, byť levnější, však bude vyžadovat nezávislou přípravu layoutu. Nejedná se pouze o výkres vytvořený v jakémkoli programu, existuje řada požadavků na takové rozvržení. Bez pochopení jakjedná se o rozvržení pro tisk, které se právě provádí, neměli byste to dělat, protože výsledek bude vyžadovat změnu, nikoli vinou tiskařských strojů. To znamená, že budete muset zaplatit dvakrát.

Kromě povinných atributů takové prvky události jako:

• odznaky se jménem, třídou nebo jinými informacemi;
• výzdoba auly, foyer a dalších míst, kterými budou absolventi procházet ve vzdělávací instituci;
• v případě potřeby vytiskněte texty.

V případě, že je venku zima a klouže a restaurace se nachází daleko od místa, kde začínal večer setkání absolventů (např. únor nebo březen nejsou příznivé pro dlouhé procházky), lze pronajmout dopravu. Na půjčení autobusu je bezpodmínečně nutné upozornit v pozvánkách, protože lidé mohou odmítnout použít vlastní auto poté, co se dozvěděli o dostupnosti dopravy „od dveří ke dveřím“.

Přechod do restaurace: je možné ji něčím naplnit

Zda obsahově naplnit dobu přechodu ze vzdělávací instituce na místo oslavy, či nikoli, je individuální otázka. Záleží na mnoha nuancích, jako jsou:

• doba trvání a pracovní náplň oficiální části;
• počasí a roční období;
• dostupnost dopravy nebo chůze;
• čas, který trvá cesta do restaurace;
• počet účastníků.

Za příznivého počasí a v létě je možné na cestu využít klauny, loutky v životní velikosti, mimy s balónky a podobnědoprovod. To připraví hosty na slavnostní večer. Pokud je však cesta například příliš krátká, stačí přejít na opačnou stranu ulice, pak ji nemusíte ničím plnit.

Pro cestu autobusem trvající alespoň 20 minut můžete využít klauna nebo jakéhokoli jiného umělce, který říká vtipy „na téma“nebo ještě lépe vystupuje v žánru stand-up. Stejný žánr je optimální pro hlavní část akce.

Pokud je však méně než deset lidí, pak je taková zábava po cestě úplně k ničemu.

Jak strávit většinu večera?

Struktura toho, jak promoční večírek probíhá v instituci, o rok později nebo deset let po promoci, je stejná. Ale počet účastníků akce ovlivňuje strukturu oslavy. Pokud je více než 10-15 lidí, bude vyžadován vedoucí. Pokud je 5–7 účastníků, nejsou služby toastmastera potřeba.

Všechny soutěže, loterie nebo jiná zábava musí nutně odpovídat tématu večera, stejně jako pitky. Dosáhnout toho je jednoduché, stačí ve skriptu použít několik tematických prvků.

Struktura události může být:

• organizátor potřebuje pronést krátkou řeč k večeři, jinými slovy, znovu otevřít svátek;
• následující přípitky by měly být adresovány konkrétním lidem a měly by samozřejmě podávat zprávy o tom, čeho v minulosti dosáhlino, sami absolventi umí mluvit, improvizovaně;
• mezi zvedáním sklenic se konají soutěže, večerní vystoupení umělců nebo účastníků;
• před uzávěrkou by se měla konat loterie s hravými cenami, například s certifikátem o právu pořádat a organizovat příští setkání.

Pořadatel říká poslední přípitek. V něm je třeba poděkovat těm, kteří přišli, vyjádřit důvěru v brzké setkání a vysvětlit, že restaurace je plně k dispozici všem, kteří se chtějí i nadále bavit, s uvedením času, samozřejmě. To znamená, že oficiální část by měla být dokončena alespoň 2 hodiny před vypršením doby pronájmu.

Co říci v přípitcích „na adresu“?

Gratulace k večeru shledání se příliš neliší od přípitků o jiných svátcích. To znamená, že je to krátký proslov, který obsahuje příjemná slova o někom, mluví o úspěších tohoto člověka a vyzývá ho, aby se napil.

Můžete mluvit o čemkoli, ale samozřejmě byste měli být připraveni. Každý má úspěchy. Pokud se například vynikající student a aktivista stal ženou v domácnosti, měli byste pamatovat na rodinné hodnoty a zdůraznit, že dům je to nejdůležitější, co člověk má. Pokud spolužák pracuje jako mechanik v továrně, musíte mluvit o hodnotě jednoduchých profesí, bez kterých jsou všechny vymoženosti moderního života nemyslitelné. To znamená, že cílené přípitky by měly zvýšit sebevědomí člověka a potěšit ho.

Po takových projevech by měl být udělen diplom „Za úspěch“. Ale to by mělo být provedeno pouze v případě, že toastybude připravena pro každého z hostů. Pokud je na večírku sto lidí, není potřeba připravovat diplomy. Samotné toasty by ale měly být vysloveny. Je třeba je promyslet asi u poloviny účastníků. Po každé dvojici takových projevů by hosté měli být vyprovokováni ke stejným projevům ohledně jejich spolužáků.

Věčná otázka, k čemu pít, je tak zcela odstraněna a každý z pozvaných se na dovolené cítí nezbytný a ne zbytečný.

Co zahrnout do programu?

Nejoptimálnější variantou programu takových akcí jsou vystoupení samotných účastníků. Ale většina lidí má tendenci odmítat nabídku vystoupení, takže by to organizátoři měli zakrýt soutěžemi nebo loteriemi.

To znamená, že jako ceny za vítězství v soutěži musí vítěz například číst poezii. Na večer setkání absolventů, který se koná podle programu organizovaného podle tohoto principu, by měly být připraveny texty předem vytištěné. Ne všichni lidé si zapamatují žádné básně.

Můžete se obejít zcela bez soutěží a hrát představení ve formě loterie nebo propadů. Můžete uspořádat aukci. To znamená, že účastník dostane příležitost prodat někomu své právo mluvit a peníze za tento los budou počátkem rozpočtu na příští večer setkání, jehož datum by samozřejmě mělo být oznámeno, například příští rok.

Jak připravit projev?

Tato otázka často mate i ty nejpedantičtější a nejtalentovanější organizátory. Ve skutečnosti je vše jednoduché. Slova pro večerní setkáníby neměl být domýšlivý, upřímný a laskavý. To stačí.

Řeč by se neměla zdržovat. Zahájení slavnostní části je celkem do 5-7 minut, samozřejmě pokud nepronese řeč ředitel nebo některý z „důležitých“učitelů. Neměli by být časově omezeni – je to nezdvořilé. Závěrečná oficiální část projevu trvá 4-5 minut, může být zahájena slovy: „Homecoming evening začíná“, „Teď jdeme do restaurace a budeme se bavit“a dalšími informacemi např. o autobusech nebo adresu instituce.

První přípitek je zcela symbolický a měl by znít jednoduše: „Kluci! Tady jsme se viděli! Pojďme to oslavit! Adresní toasty se skládají z několika vět a zaberou 2–4 minuty.

Potížím s řečí u stolu se lze vyhnout tím, že si najmete hostitele nebo co nejvíce využijete zbytek účastníků.

Na co byste neměli zapomenout?

Při plánování večera si musíte pamatovat tři nuance, například:

• organizovat focení nebo natáčení videa;
• hledat hostitele;
• zasílání pozvánek.

Nezapomeňte si najmout fotografa a/nebo kameramana. Toto je velmi důležitá část setkání. Kromě toho byste si měli objednat služby na celý večer - od slavnostní oficiální části až po "po procházce". Výsledky jeho práce je pak potřeba poslat elektronicky všem hostům akce.

Najměte si hostitele na večírky s více než 10 lidmi. Vždyť i sám pořadatel je absolvent a měl by se bavit, a ne dodržovat program análada hostů.

Pozvánka by měla být vystavena, včetně všech nezbytných informací v ní: čas a místo schůzky, název a adresa restaurace, dostupnost autobusu, pokud je plánován jeho pronájem, text písně, samozřejmě, pokud je tento prvek obsažen ve scénáři atd.

Pozvánky nemusíte tisknout, je mnohem snazší je vydat v elektronické podobě a odeslat je přes messenger nebo e-mail.